Integritet och datahantering

Talbar gör om inspelade möten till transkript, sammanfattningar och uppföljning. Här beskriver vi vilka personuppgifter som behandlas, varför de behövs och vilka val du har. Vi säljer aldrig personuppgifter och använder inte mötesinnehåll för reklam eller modellträning.

Vem ansvarar för uppgifterna?

Talbar är personuppgiftsansvarig för konton, inloggning, säkerhet, drift och vår egen produktanalys. När en organisation använder Talbar och bestämmer varför ett möte ska behandlas är organisationen normalt personuppgiftsansvarig för mötesinnehållet och Talbar personuppgiftsbiträde. Sådan användning ska regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Vilka uppgifter behandlas?

• Kontouppgifter: namn, e-postadress och inloggningsuppgifter.
• Mötesinnehåll: uppladdad ljud- eller videofil, transkript, talarnamn, titel, taggar och skapade resultat.
• Tekniska uppgifter: exempelvis IP-adress, session, webbläsare, felinformation och begränsade användningshändelser.

Uppgifter om andra mötesdeltagare kommer från den inspelning som du eller din organisation laddar upp.

Varför behandlas uppgifterna?

• För att skapa konto och leverera Talbars funktioner. När behandlingen gäller dig som användare är den rättsliga grunden avtalet med dig.
• För säkerhet, felsökning, produktförbättring och sporadiska frågor om feedback. Grunden är vårt berättigade intresse efter en intresseavvägning.
• För förstakontaktsanalys, men bara efter ditt samtycke.

Avtalet med Talbar är inte automatiskt en rättslig grund för uppgifter om andra deltagare. Den som bestämmer varför mötet behandlas ansvarar för att det finns en rättslig grund och att deltagarna informeras när det krävs. Talbar använder inte mötesinnehållet för egna, fristående ändamål.

Hur behandlas mötesinnehållet?

Talbar använder underleverantörer för drift, lagring, transkribering och AI-bearbetning. De får bara de uppgifter som behövs för respektive uppgift. I Talbars nuvarande produktionskonfiguration behandlas innehållet i nya möten inom EU. Ljudfilen används för transkribering; transkriptet används för att föreslå titel och struktur samt för att skapa en sammanfattning när du väljer det. Automatiska förslag används inte för beslut som har rättsliga eller liknande betydande följder för dig.

Google och Microsoft används för inloggning, beroende på vilket konto du väljer. Talbar tar bara emot det som behövs för att logga in: namn, e-postadress och ett konto-ID, och från Google även profilbilden. Loggar du in med ett jobbkonto sker inloggningen mot din organisations egen Microsoft-katalog, med organisationens inställningar. Google och Microsoft kan behandla konto- och inloggningsuppgifter utanför EU/EES, bland annat i USA, och uppger att överföringar skyddas genom bland annat beslut om adekvat skyddsnivå och EU–US Data Privacy Framework. Äldre transkriptionsjobb kan behöva hanteras av AssemblyAI i USA med EU-kommissionens standardavtalsklausuler som skydd. Nya filer skickas inte dit. Mer information om skyddsåtgärderna och en aktuell förteckning över underleverantörer och behandlingsplatser lämnas på begäran.

Lagring och radering

Möten, transkript och skapade resultat sparas tills du raderar mötet eller begär kontoradering. Har du slagit på automatisk borttagning under Konto raderas varje inspelning i stället 7, 30 eller 90 dagar efter att den laddades upp, beroende på vad du valt. Transkriberingstjänstens kopia av transkriptet och ljudet raderas så snart transkriptet är sparat hos oss. Kontouppgifter sparas så länge kontot finns. Tekniska loggar och analysuppgifter sparas så länge de behövs för säkerhet, felsökning och produktanalys enligt våra och underleverantörernas aktuella inställningar. Aktuella lagringstider lämnas på begäran.

Du kan radera ett enskilt möte eller flera från möteslistan, och allt material på en gång under Konto. Talbar begär då först radering hos berörda underleverantörer och tar därefter bort mötesinnehållet ur vår databas. Om en extern radering misslyckas behålls mötet så att försöket kan göras igen. Raderat innehåll kan finnas kvar i databasens säkerhetskopior under en begränsad tid innan de skrivs över. Kontoradering begärs via e-postadressen nedan.

När ett möte raderas sparar vi bara anonym statistik per månad, till exempel hur många inspelningar som raderades, deras sammanlagda längd och om raderingen gjordes av dig eller automatiskt. Statistiken innehåller inga namn, titlar, filnamn, transkript eller uppgifter som pekar ut dig eller ett enskilt möte. Vi räknar också hur många inspelningar ett konto har laddat upp. Den siffran hör till kontot och raderas med det.

Dina rättigheter

Beroende på behandlingen kan du ha rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning, invändning och dataportabilitet. Du kan när som helst återkalla ett samtycke. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Organisationer och känsligt innehåll

Organisationer ska kontakta Talbar innan tjänsten används för personuppgifter i arbetet, så att roller och personuppgiftsbiträdesavtal kan hanteras. Ladda inte upp känsliga eller särskilt reglerade uppgifter innan din organisation har bedömt att Talbar får användas för dem.

Kontakt

Personuppgiftsansvarig för Talbars egen behandling är Viktor Ekström, enskild näringsidkare under verksamhetsnamnet Nordiccode. Frågor, rättighetsbegäranden och begäran om underleverantörslista eller personuppgiftsbiträdesavtal skickas till admin@talbar.se.